Η συμμετοχή μας στις συνελεύσεις

Το κεφάλαιο αυτό απευθύνεται σε όλα τα "σωματεία" για να τα βοηθήσει να ραφινάρουν την σημερινή φόρμα των συνεδριάσεών τους, ιδιαίτερα δε στα νέα για να μπορέσουν να σχεδιάσουν και να οικοδομήσουν σωστά τις τακτικές ή έκτακτες συνελεύσεις τους.

Ισως πολλές συνεδριάσεις να μην διεξάγονται σε επίσημο τόνο, αλλά όταν φτάσουν στο σημείο που συζητούνται αντίθετα επιχειρήματα, χρειάζονται ένα ψηλό επίπεδο συμπεριφοράς και τάξης με την υιοθέτηση ακλόνητων αλλά δίκαιων διαδικασιών.

Ακολουθώντας τους βασικούς κανόνες της διαδικασίας των συνελεύσεων, τα μέλη θα μπορέσουν να διεκπεραιώσουν περισσότερα θέματα στον διαθέσιμο χρόνο τους, θα ξεπεράσουν τις δύσκολες καταστάσεις και θα επιλέξουν τους καλύτερους χειρισμούς που θα οδηγήσουν στην επίτευξη των εργασιών τους και στην δικαίωση της ύπαρξης του σωματείου τους.

- Τι είναι η "Διαδικασία των Συνελεύσεων";

Είναι οι κανόνες της διαγωγής μας στις συνελεύσεις !

- Γιατί είναι τόσο σημαντική;

Γιατί είναι μιά δοκιμασμένη από τον χρόνο μέθοδος διεξαγωγής των εργασιών των συνελεύσεων και των δημοσίων συγκεντρώσεων...

...επιτρέπει σε όλους να ακουστούν και να ληφθούν αποφάσεις χωρίς σύγχυση ...

... μπορεί να προσαρμοστεί για να καλύψει τις ανάγκες οποιασδήποτε ομάδας !

Γι' αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζουν όλοι αυτούς τους ΒΑΣΙΚΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ.

- "Διαδικασία Συνελεύσεων" σημαίνει:

ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ, ΕΥΕΛΙΞΙΑ, ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ, ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΟΜΙΛΙΑΣ ΣΕ ΟΛΟΥΣ

Η λειτουργία των συνελεύσεων προϋποθέτει μια καθορισμένη σειρά ενεργειών.

1. Εναρξη της συνεδρίασης.

Ο προεδρεύων λέει: - Υπάρχει "απαρτία" - Αρχίζει η συνεδρίαση... και διαβάζει τα θέματά της. Πολλοί κανονισμοί ορίζουν ότι τα θέματα πρέπει να εγκριθούν πριν προχωρήσει η συνεδρίαση.

2. Πρακτικά.

3. Αναφορές στελεχών.

4. Αναφορές των επιτροπών.

5. Ειδικά θέματα.

6. Ημιτελείς εργασίες.

7. Νέα θέματα.

8. Ανακοινώσεις.

9. Λήξη της συνέλευσης.

Επεξήγηση όρων:

"Ημερήσια Διάταξη": είναι ο κατάλογος με τα θέματα που πρόκειται να συζητηθούν. Συνήθως προαναγγέλεται σε εύλογο διάστημα, όπως και η ημερομηνία της συνέλευσης, για να δοθεί η ευκαιρία στα μέλη να προετοιμαστούν για τα θέματα και να είναι παρόντες. Νέα θέματα, που δεν έχουν περιληφθεί στην ημερησία διάταξη δεν είναι σωστό να συζητηθούν την ημέρα εκείνη, αλλά και αν συζητηθούν δεν είναι σωστό να ληφθεί απόφαση επί αυτών.

"Καταστατικό": είναι το σύνολο των διατάξεων με βάσει τις οποίες ιδρύεται, υφίσταται και λειτουργεί το σωματείο. Το καταστατικό πρέπει να είναι εγκεκριμμένο από το αρμόδιο Πρωτοδικείο.

Πως μπορούν να συμμετάσχουν τα μέλη ενεργά στη συνέλευση;

Τα μέλη μπορούν να απευθύνονται στο σώμα της συνέλευσης για να πάρει θέση ή να δράσει επάνω σε κάποιο θέμα:

• κάνοντας προτάσεις,
• υποστηρίζοντας προτάσεις που έγιναν από άλλο μέλος,
• συζητώντας προτάσεις, δηλαδή εκφράζοντας την γνώμη τους για προτάσεις που έγιναν από άλλο μέλος,
• ψηφίζοντας πάνω στις προτάσεις, για να ληφθεί απόφαση.

Υπάρχουν 4 τύποι προτάσεων:

1. Κύριες προτάσεις
   Φέρνουν θέματα για συζήτηση. Δεν μπορούν να γίνουν αν συζητείται άλλη πρόταση. Υποχωρούν μπροστά στις δευτερεύουσες, προνομιακές ή παρενθετικές προτάσεις.
   π.χ. - Προτείνω να αγοράσουμε δέκα βιβλία για τον εμπλουτισμό της βιβλιοθήκης μας.
2. Δευτερεύουσες προτάσεις
   Τροποποιούν ή επηρεάζουν τον χειρισμό της κύριας προτάσεως. Τίθενται σε ψηφοφορία πριν από την κύρια πρόταση.
   π.χ. - Προτείνω ως μέγιστο όριο δαπάνης για την αγορά βιβλίων τα *** ευρώ.
3. Προνομιακές προτάσεις
   Αφορούν ειδικά & σημαντικά θέματα που δεν έχουν άμεση σχέση με τις εκκρεμείς προτάσεις. Θεωρούνται εξαιρετικά επείγουσες.
   π.χ. - Προτείνω να κάνουμε ολιγόλεπτο διάλειμμα.
4. Παρενθετικές προτάσεις
   Είναι προτάσεις για θέματα διαδικασίας που προκύπτουν στην εξέλιξη της συνέλευσης. Πρέπει να εξεταστούν πριν από την άλλη πρόταση.
   π.χ. - Ζητώ να εξετασθεί ποιοί από τους παρόντες έχουν δικαίωμα ψήφου.

Μερικές απορίες σχετικά με τις προτάσεις σου.

• Πότε μπορώ να μιλήσω;
  Οταν ο προεδρεύων σου δώσει τον λόγο. Στην συνέχεια αναφέρεται πως θα ζητήσεις τον λόγο.
• Είναι η πρόταση σύμφωνη με τους κανονισμούς;
  Η πρότασή σου πρέπει να γίνεται την κατάλληλη στιγμή, ανάλογα με το είδος των εργασιών. Να μην παρακωλύει τις εργασίες, να μην είναι επιπόλαια και να μην αντιτίθεται στις ισχύουσες διατάξεις (στο καταστατικό ή τους νόμους).
• Χρειάζομαι "δεύτερο" υποστηρικτή;
  Συνήθως ναι. Υποστήριξη σημαίνει ότι ένα ακόμη μέλος επιθυμεί να συζητηθεί η πρότασή σου. Ετσι αποφεύγεται απώλεια χρόνου για ένα θέμα που ενδιαφέρει μόνο ένα μέλος.
• Μπορώ να διακόψω έναν άλλο ομιλητή;
  Μερικές προτάσεις είναι τόσο "σημαντικές" ώστες να επιτρέπεται η διακοπή του ομιλητή. Ο τελευταίος θα συνεχίσει αφού ολοκληρώσεις.
• Είναι συζητήσιμη η πρότασή μου;
  Η διαδικασία συνελεύσεων εξασφαλίζει το δικαίωμα για ελεύθερη και πλήρη συζήτηση των περισσοτέρων προτάσεων. Ορισμένες όμως προνομιακές ή παρενθετικές προτάσεις δεν είναι συζητήσιμες. (Περνάνε κατ' ευθείαν για ψηφοφορία).
• Μπορεί να τροποποιηθεί;
  Μερικές προτάσεις μπορούν να τροποποιηθούν με διαγραφές, προσθήκες ή και τα δύο. Πρέπει όμως να αφορούν στο θέμα όπως παρουσιάστηκε στην κύρια πρόταση.
• Τι είδους πλειοψηφία απαιτείται για να γίνει δεκτή;
  Συνήθως αρκεί "απόλυτη πλειοψηφία", αλλά προτάσεις που αφορούν την τύχη του συλλόγου ή τα δικαιώματά των μελών απαιτούν "εξαιρετική πλειοψηφία". Τέλος για άλλα θέματα αρκεί "σχετική πλειοψηφία".
  • απόλυτη πλειοψηφία: όταν η πρόταση υπερψηφίζεται από το 1/2 + 1 του αριθμού των συμμετεχόντων στην ψηφοφορία.
  • εξαιρετική πλειοψηφία: όταν η πρόταση υπερψηφίζεται από τα 2/3 ή τα 3/4 του αριθμού των συμμετεχόντων στην ψηφοφορία (ο ακριβής αριθμός προβλέπεται από το καταστατικό).
  • σχετική πλειοψηφία: όταν πολλές προτάσεις κατατάσσονται σε σειρά ανάλογα με τον αριθμό των ψήφων που πήραν, χωρίς να απαιτείται συγκεκριμένος αριθμός ψήφων π.χ. σε αρχαιρεσίες εκλέγονται οι υποψήφιοι ανάλογα με τους ψήφους που πήρε ο καθένας.

• Μπορεί να επανεξεταστεί;
  Μερικές προτάσεις μπορούν να ξανασυζητηθούν και να ξαναψηφιστούν ώστε να δοθεί η ευκαιρία στα μέλη να αλλάξουν γνώμη. Αλλά για να επανεξεταστεί η πρόταση πρέπει να προταθεί από την πλευρά που πλειοψήφισε.

- Πως θα παρουσιάσω την πρότασή μου που αφορά σε θέμα της συνέλευσης;

Ζήτα "τον λόγο".

• Περίμενε να τελειώσει ο προηγούμενος ομιλητής.
• Σήκω και απευθύνσου στο προεδρείο. Πες: - Κύριε (Κυρία) Πρόεδρε ζητώ τον λόγο, και δώσε το όνομά σου.
• Ο προεδρεύων μπορεί να σου δώσει αμέσως τον λόγο ή να σε γράψει στον πίνακα των ομιλητών. Οταν ακούσεις το όνομά σου είναι ένδειξη ότι ο προεδρεύων σου δίνει τον λόγο.

Πες την πρότασή σου.

• Διατύπωσε την πρότασή σου καταφατικά. Πές: - Προτείνω να κάνουμε ... αντί - Προτείνω να μην κάνουμε....
• Μίλα καθαρά, συνοπτικά, και μείνε στο θέμα.
• Απόφυγε τα προσωπικά.

Θα αναπτύξεις τα επιχειρήματά σου εφ' όσον καλυφθούν οι παρακάτω προϋποθέσεις.

Περίμενε για μία ακόμη υποστήριξη.

• Τουλάχιστον ένα ακόμη μέλος πρέπει να πεί: - Υποστηρίζω την πρόταση., αλλιώς ο προεδρεύων πρέπει να αναζητήσει δεύτερο υποστηρικτή.
• Αν δεν υπάρξει ένας τουλάχιστον υποστηρικτής σημαίνει ότι η πρότασή σου δεν ενδιαφέρει κανένα και δεν θα ληφθεί υπ' όψη.

Περίμενε να φέρει ο προεδρεύων την πρόταση σου για συζήτηση.

• Ο προεδρεύων θα πεί: - Προτείνεται και υποστηρίζεται ..... Η πρότασή σου είναι πλέον κτήμα της συνέλευσης και δεν μπορείς να την αλλάξεις χωρίς την συγκατάθεση των μελών.
• Αν δεν ακολουθήσει συζήτηση μπορεί να τεθεί η πρόταση σε ψηφοφορία.

Ανάπτυξε την πρότασή σου (αφού πρώτα πάρεις τον λόγο).

• Αυτός που προτείνει έχει το δικαίωμα να μιλήσει πρώτος.
• Ολες οι παρατηρήσεις και τα επιχειρήματά σου πρέπει να απευθύνονται στον προεδρεύοντα.
• Περιόρισε τον χρόνο της ομιλίας σου στα όρια που ισχύουν.
• Μπορείς να δευτερολογήσεις αφού τελειώσουν όλοι οι άλλοι ομιλητές πάνω στην πρότασή σου.
• Μπορείς να μιλήσεις και για τρίτη φορά, εφ' όσον προβλέπεται από το καταστατικό.

Ο Πρόεδρος θα θέσει το θέμα σε ψηφοφορία.

• Ο Πρόεδρος ρωτά: - Είστε έτοιμοι για ψηφοφορία;
• Αν δεν υπάρχει άλλη συζήτηση γίνεται ψηφοφορία.
• Αν δεν καταλήξει σε ψηφοφορία υιοθετείται ξανά η προηγούμενη πρόταση (αν υπάρχει).

Πριν προχωρήσει η ψηφοφορία.

• Πότε εκκρεμεί ένα θέμα;
  Ενα θέμα (μία πρόταση) "εκκρεμεί" όταν έχει τεθεί από το προεδρείο αλλά δεν έχει ακόμα περάσει σε ψηφοφορία. Η τελευταία τροποποιητική πρόταση που τέθηκε από το προεδρείο έχει προτεραιότητα στις εκκρεμότητες και πρέπει να συζητηθεί πρώτη. Η κύρια - βασική - πρόταση πρέπει να ψηφιστεί τελευταία.
• Πρόταση για "προσωρινή αναστολή" ενός θέματος.
  Μπορείς να χρησιμοποιήσεις αυτή την πρόταση σε μιά προσπάθεια να "πνίξεις" προσωρινά ένα θέμα που εκκρεμεί. Υπάρχει πάντα η δυνατότητα να επανεξεταστεί από την συνέλευση το θέμα που ανεστάλη.
• Πρόταση για "αναβολή επ' αόριστον".
  Αυτή είναι μία στρατηγική που επιτρέπει στα μέλη να παραμερίσουν ένα θέμα χωρίς να αποφασίσουν υπέρ ή κατά. Είναι χρήσιμη στις περιπτώσεις που μία πρόταση τελικά οδηγεί σε δυσάρεστα αποτελέσματα είτε ψηφιστεί "ΝΑΙ" είτε "ΟΧΙ".

- Είσαστε έτοιμοι για την ψηφοφορία;

"Δια γενικής συναίνεσης"

"Δια βοής"

"Δι' ανατάσεως των χειρών"

"Με ονομαστική κλήση"

"Με μυστική ψηφοφορία"

Πόσες είναι οι θέσεις που μπορείς να πάρεις σε μια ψηφοφορία;

1. Να πεις "ΝΑΙ" (να ψηφίσεις θετικά υπέρ της πρότασης).
2. Να πεις "ΟΧΙ" (να καταψηφίσεις την πρόταση).
3. Να ρίξεις "λευκό" ή να δηλώσεις "παρών" (ένδειξη ότι δεν έχεις γνώμη, παρ' όλο ότι το θέμα σε αφορά).
4. Ορισμένα καταστατικά δίνουν επίσης την δυνατότητα :
   Να δηλώσεις "απών", ή να μη συμμετάσχεις στην ψηφοφορία (ένδειξη ότι δεν σε ενδιαφέρει το θέμα ή δεν θέλεις να επηρεάσεις το αποτέλεσμα).

Ποιά είναι η διαφορά μεταξύ των περιπτώσεων 3 και 4;

Η Διαδικασία Συνελεύσεων είναι ο καλύτερος τρόπος να κάνουμε τις συνελεύσεις παραγωγικές αλλά αποδίδει ... μόνον αν την ακολουθούν όλοι σωστά.